Spisová služba a archivnictví

Při realizaci certifikačních auditů postupujeme dle níže uvedených právních předpisů. Vedle národní a evropské legislativy jsou pro nás důležité i příklady tzv. "dobré praxe", včetně příkladů pochybení právnických i fyzických osob. Získejte certifikaci a rádi Vám sdělíme víc informací.

7 nejčastějších nedostatků u organizací v oblasti spisové služby a archivnictví

1. Organizace neuchovává dokumenty a neumožní výběr archiválií.

2. Nemá aktualizovaný spisový a skartační řád v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) – GDPR

3. Dokumenty nejsou označovány podle spisového plánu (tj. spisovými znaky, skartačními znaky a lhůtami).

4. Nedodržuje se ukládání dokumentů dle spisového plánu.

5.  Neprovádí se skartační řízení.

6.  Není vedena dokumentace o eSSL.

7.  Neprovádí se pravidelné školení zaměstnanců v oblasti spisové služby a archivnictví.

Státní oblastní archiv při výkonu kontroly může uložit pokutu až do výše 500 000,- Kč právnické osobě, která si neplní povinnosti vyplývající z legislativy nebo chybného nastavení zabezpečení výkonu spisové služby.

Zákonné předpisy

​​► Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonu (znění účinné od 24. dubna 2019)

​​► Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění vyhlášky 283/2014 Sb.

​​► Vyhláška 645/2004 Sb. ze dne 13. prosince 2004, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (znění účinné od 1. července 2019)

► Zákon 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů

► Zákon č. 111/2019 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o zpracování osobních údajů

► Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)

► Zákon č. 181/2014 Sb. o kybernetické bezpečnosti

► Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 „o elektronické iden-fikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES“ (dále jen „eIDAS“)

► Zákon č. 250/2017 Sb. o elektronické identifikaci

► a další